Administrative Management Assistant

Administrative staff
School of Medicine 91 and 105 Bd de l'Hôpital 75013 Paris
Posted 2 months ago

Offre d’emploi – Institut national de la santé et de la recherche médicale
ADJOINT.E EN GESTION ADMINISTRATIVE

Emploi-type: Adjoint.e en gestion administrative
BAP J Gestion et pilotage

Missions: Placé.e sous la responsabilité de la Secrétaire Générale de l’UMRS 1166 ICAN et de l’adjointe/coordinatrice des dépenses communes de l’UMRS 974, l’adjoint(e) en gestion administrative participe aux activités des équipes administratives dans le domaine gestion financière de deux unités, en interaction étroite avec les autres gestionnaires. Il ou elle assure également les fonctions de secrétariat pour les équipes administratives.

Activités principales
Gestion
• Réceptionner physiquement les livraisons et prévenir les acheteurs
• Effectuer le suivi des livraisons et assurer leur archivage électronique
• Réceptionner les livraisons dans les systèmes de gestion financière
• Insérer les bons de livraison dans les systèmes de gestion financière (SAFIR et SIFAC)

Activités associées
Secrétariat
• Assurer la distribution et l’envoi du courrier
• Mettre à jour l’annuaire interne
• Archiver la documentation administrative et scientifique
• Assurer le suivi des accès Kabas et des badges
• Assurer le support administratif et logistique aux équipes de recherches, à la cellule administrative et à la direction

Connaissances
• Bonne connaissance des outils bureautiques : Excel, Word, Power Point, messagerie électronique, Internet

Savoir-faire
• Utiliser les outils bureautiques : Excel, Word, Power Point, messagerie électronique, Internet
• Rendre compte de son activité et alerter en cas de risque de dysfonctionnement
• Travailler en équipe
• Accueillir les personnes
• Savoir communiquer
• Savoir écouter les consignes et les appliquer

Aptitudes
• Sens de l’organisation
• Réactivité
• Qualités relationnelles
• Rigueur et discrétion

Expérience souhaitée
• Débutant.e accepté.e. Une expérience en secrétariat et/ou administration serait un plus

Diplôme(s) souhaité(s)
• Diplôme de niveau 5 si possible en secrétariat, gestion administrative

Structure d’accueil
Codes unités: Umrs 1166 et Umrs 974
Intitulé Unité de Recherche sur les maladies cardiovasculaires et métaboliques et Centre de Recherche en Myologie
Responsables: Stéphane HATEM (DU) pour l’UMRS 1166 et Bertrand Fontaine (DU) et Denis Furling (DUA) pour l’UMRS 974

Composition: 5 équipes de recherche pour l’UMRS 1166 et 10 équipes de recherche pour l’UMRS 974
Adresse: Faculté de Médecine Sorbonne Université – 91 bd et 105 bd de l’Hôpital – 75013 Paris

Contrat: Type Vacations
Durée: 6 mois à temps plein
Rémunération: SMIC horaire
Date souhaitée de prise de fonctions: 1er janvier 2023

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Job Features

Job Category6 months contract, Full time
TeamU1166-U974

Job Description